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ToDoリスト活用で仕事の”効率化”!実践している内容と効果は?

 

本業第一で土日にブログを書いている人は自分以外にも多くいるでしょう。

 

出来ることなら本業で成果を上げて年収を増やしていきたい。

 

最近では日本企業でも年俸制を取り入れているケースが多いようで、

 

将来はアメリカのように能力に応じた年俸制へシフトする可能性があります。

 

このように世の中が変化すると必要になるのが、”仕事の効率化”

 

いかに効率良く仕事をこなしていくかが、今後必要になる能力です。

 

そこで仕事の効率化を図るために自分が実践している内容を紹介していきます。

 

まずは”ToDoリスト”について。

 

”ToDoリスト”とは何か?から実践している内容についてまとめてみました。

 

ToDoリストとは?

 

ToDoリストとは”やるべきことリスト”のこと。

 

今日、明日、今週中などの単位で”やるべきこと”をリストアップする手法です。

 

日常の中でも買い物をするときに買うものをメモしたり、スケジュール帳に”やること”を記載する行為も”ToDoリスト”と同義です。

 

”ToDoリスト”のメリットは「考える時間」を減らすことができるところです。

 

先ほどの日常を例にとると、買い物リストを作成することでスーパーに行ってから「何を買うか」迷うことが無くなります

 

またスケジュール帳にやることを書くことで「次何をすべきか」考える時間が減らせます

 

逆にデメリットとすれば「やるべきこと」をまとめるために時間が必要なところです。

 

今週中に何をすべきかを考える習慣がついていないと、

 

「やるべきこと」をまとめるための時間が多くかり、仕事への取りかかりが遅くなってしまいます。

 

またToDoリストを作ることが目的となってしまい、

 

リストに挙げた仕事が片付いていないのに満足してしまうケースもデメリットとして挙げられます。

 

ToDoリストを勧める理由は?

 

デメリットに挙げたように「やるべきこと」をまとめるのに時間がかかったり、

 

勝手な満足感を感じてしまう”ToDoリスト”を勧める理由は何か?

 

自分が”ToDoリスト”を勧める3つの理由は以下の通り。

 

”やるべきこと”を考える習慣がつく!

 

1つは”やるべきこと”を考える習慣がつくことです。

 

会社に着いて、今日自分がやるべきことが何なのかが分からないとしましょう。

 

分からないまま仕事を進めていくことで生じるのは”ヌケモレ”です。

 

今日中に明日会議で必要な資料を作成しなければいけなかったのに、

 

別の業務に追われて気がついたら定時だった。

 

明日の会議では資料が無いとダメなので、残業して資料作成をする。

 

このような事が起きます。

 

この場合、上記にある”別の業務”は優先順位でいくとそこまで高くないケースが往々にしてあります。

 

”やるべきこと”を考える習慣が付くと、自然に”やるべきこと”の中の優先順位も分かってきます。

 

「この仕事は今日中に終わらせるべきかどうか」という視点で考えること。

 

今日中に終わらせなければいけない仕事が把握でき、効率化につながります。

 

リスト化することで上司・先輩に相談が出来る!

 

上記で仕事の優先順位について触れましたが、自分の仕事の優先順位が分からないこともあるはず。

 

よくあるケースとして、部長から頼まれた仕事と課長から頼まれた仕事がバッティングした場合。

 

自分がベテラン社員だったとしても自分で優先順位をつけるのは難しいはず。

 

そこで”リスト化”が役に立ちます。

 

「やるべきこと」が”リスト化”されていることで、”リスト”を見ながら上司に相談することが出来ます。

 

自分は部長と課長の仕事がバッティングした時は、

 

部長、課長が2人ともいる時(朝礼、お昼など)を狙って”リスト”を見ながら相談します。

 

そうすると2人の中で話し合ってくれて、優先すべき仕事を指示してくれます。

 

両方とも今日中にやらないといけないと言われることもありますが、

 

そうしたら別の仕事の優先順位を下げていいかを相談します。

 

仕事の層別が出来ることで、効率化につながります。

 

やりきれない仕事をチームに共有化する事が出来る!

 

そうは言っても仕事量が多すぎて”やるべきこと”が終わらない

 

それも良くあること。

 

自分も”ToDoリスト”を作って、全ての仕事が片付くことはありません。

 

ただ、「やりきれなかった仕事が何か」を把握することが出来ます。

 

「やりきれなかった仕事」は「やらなくてもいい仕事」ではありません。

 

いつかは終わらせないといけない仕事です。

 

この「やりきれなかった仕事」が納期ギリギリで残ってしまうと、残業して処理しないといけなくなります。

 

「やりきれなかった仕事」=すぐには終わらない仕事だった場合、チーム全体のスケジュールを遅らせてしまう可能性もあります。

 

そこで「やりきれなかった仕事」を把握する事が重要になります。

 

「やりきれなかった仕事」を上司やチームに共有化を図ることで以下のメリットがあります。

 

チーム共有化によるメリット

  1. 解決策の相談。
  2. 別のメンバーが代わりに仕事を行う。

 

もちろん、自分に余裕があるときはチームメンバーの仕事を受けます。

 

コミュニケーションが増すことで職場の雰囲気もよくなり、仕事が円滑に進みます。

 

そもそも職場の雰囲気が良くないんだけど・・・。

 

という方は職場の雰囲気を良くするための記事を書いたので参考にして下さい。

 

職場の雰囲気を良くするには?職場改善のための3STEP紹介♪

  仕事が多く、大変なビジネスパーソンの大きな悩みとしてあるのが職場の”人間関係”。   職場がどことなくギスギスしていて、チームメンバーに仕事をお願いしようにも頼みづらい・・・。 ...

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1人で抱え込まないことで仕事の効率化が図れます。

 

自分が実践している”ToDoリスト”の使い方!

 

実践している”ToDoリスト”の使い方は至って簡単です!

 

ToDoリストの使い方

  1. 月曜日朝に”1週間”分のToDoリストを切り取りできるメモ帳に書く。
  2. ToDoリストを書いたメモ帳を切り取り、デスクに貼る。

 

それだけ?と思うかもしれませんが、それだけです。

 

ただ、このやり方をしてから残業時間を少し減らす(-5時間/月)ことに成功しました。

 

たいしたことないじゃん。

 

と思われるかもしれませんが、累積すると年間60時間の効率化につながります。

 

60時間あれば色々出来ますよ!

 

紹介したこの”ToDoリスト”の使い方の肝は「デスクに張ること」です。

 

つまり、仕事している時に目につくところにあることが重要です。

 

人はある事に集中すると次やることを忘れてしまいます。

 

むしろ、次やることを忘れるくらい集中してやることで

 

自分が持っている最高のパフォーマンスを発揮している状態と言えます。

 

目の前に”ToDoリスト”があることで、

 

忘れるほど集中して仕事をし終わった後から次の仕事に行くまでの時間を短縮してくれます。

 

一度やってみる事をオススメします!

 

まとめ

 

今回の記事をまとめると、

 

  • ToDoリストにすることで「考える時間」を減らせる!
  • リストにすることで「優先順位付け」と「仕事の共有化」ができる!
  • ToDoリストを活かすには「デスクに貼る」こと!

 

ToDoリストを勧める理由として、「上司・先輩への相談」や「チームへの共有化」について述べました。

 

ただリストにして相談したところで周りも忙しすぎて対応してもらえない。

 

そんな方もいるかもしれません。

 

ただ、忙しい中でも”相談”はすべきです。

 

なぜなら仕事が来ている時点で、あなたに何らかのアウトプットを期待しているから。

 

あなたなりの答えを聞かせてほしいと、周りは思っているはず。

 

忙しい人たちの中に話しかけにいって、無視されるのが怖い。

 

そう思うかもしれませんが、思い込みかもしれません。

 

話しかけたら、案外すんなり受け入れてくれることが結構あります。

 

勇気を出して、話しかけてみて!

 

最後まで読んで頂き、ありがとうございました!

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しゃこまん

30代独身のサラリーマン兼業ブロガー。 支出の把握、資産運用、仕事の効率化を取り組みながらブログで発信♪ 婚活男子なので、婚活の現実や取り組み内容も発信予定です!

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