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長い会議を早く終わらせたい!!効率良く会議を進めるコツとは?

 

しゃこまん(@shakoman3)です。

 

仕事をしていると思うことがあります。

 

会議の時間が長い。

 

朝礼から始まり、部内会議、プロジェクト進捗会議、取引先との打ち合わせ、・・・。

 

しゃこまん
あれ?今日会議しかしてないんじゃないか?

 

日本人の「仕事の効率」が悪い1つの要因として、長い会議があります。

 

ただ、会議長いな~、早く終わらないかな~と思えるのは自分が参加者のときのこと。

 

いざ、自分が会議の主催者側になると、話は別です。

 

しゃこまん
やべ~。話まとまんないよ。どうしよ・・・。

 

会議の主催者側になると、進行がうまく出来なかったり、

 

結論が出せずにズルズルと時間ばかり過ぎてしまうこともあるはず。

 

どうすれば効率良く会議を進められるか?自分の体験談も元にまとめてみます♪

 

会議が長くなる3つの理由とは?

 

 

なぜ会議の時間が長くなってしまうのでしょうか?

 

自分の経験上、以下の3つが理由として挙げられます。

 

会議の時間が長くなる理由

  1. 議題があいまい。(何のことを話し合いたいか分からない)
  2. 結論のイメージが湧かない。(どういう意見が欲しいか分からない)
  3. 雰囲気が悪い。(意見を言うと批判的な反論ばかり)

1つずつ解説していきます。

 

議題が曖昧

 

会議に参加していると議題が曖昧なときってありませんか?

 

あるプロジェクトに入り、進捗報告会議があったとします。

 

自分の会社に多いのが、”進捗確認””課題共有”という議題。

 

出席したはいいものの、プロジェクトに所属し1つの業務だけを行っているわけではありません。

 

またプロジェクトに所属しているのは自分だけでなく何人もいるはず。

 

1人1人の進捗確認と課題共有をしていたら、時間がかかり効率が悪いです。

 

また報告する側もどこまでの情報を進捗報告すればいいか、どこまでの課題を共有するべきかが不明確です。

 

結論のイメージが湧かない

 

次によくあるのが、結論のイメージが湧かないこと。

 

会議で意見は活発に交わされるものの、なかなか終わらない会議の原因の1つです。

 

会議の主催者側がイメージしている会議の結論が参加者に共有出来ていないと、

 

参加者は何に対してどういう意見を出せば会議の目的を果たせるのかが分かりません。

 

結論のイメージが共有できていない会議の結末は、

 

意見が発散したまま次回の会議に持ち越しになるケースが多いのでは?

 

雰囲気が悪い

 

会議の雰囲気が悪いことも、会議が長引く原因の1つです。

 

雰囲気が悪くなる原因として、参加者の中に批判ばかり言う人がいることが挙げられます。

 

誰かが意見を挙げるたびに「それは違うんじゃないの?」とか

 

「いまそういう事を言う場じゃないから!」等の批判的な事を言われると、

 

会議の参加者は意見したくなくなります。

 

意見が出ない会議は、既に会議として成立していません。

 

意見が出ないまま、会議の終了時間が来て会議の目的を果たせないばかりか、

 

次回の会議から参加者が減ってしまうこともあります。

 

会議を早く終わらせるためには?

 

 

では、会議を早く終わらせるためにはどんなことをすればいいのでしょうか?

 

会議主催者の立場と参加者の立場でまとめてみます。

 

会議主催者の立場は以下の通り。

 

会議主催者の会議を早く終わらせるコツ

  1. 会議開催通知に、会議の「目的」と「議題」を明記。
  2. 会議の役割分担を事前に連絡。
  3. 会議開催通知に会議の終了時間を記入しない。

 

会議参加者の立場なら以下の通り。

 

会議参加者の会議を早く終わらせるコツ

  1. 会議主催者に会議の「目的」と「議題」を確認。
  2. 会議の「目的」と「議題」に合わせて意見を用意。
  3. ホワイトボードがあれば率先して議事録係を申し出る。

 

それぞれについて解説します♪

 

会議主催者側のポイントは?

 

会議主催者側の場合は以下の3点を行うだけで会議を早く終わらせることが出来ます。

 

会議主催者の会議を早く終わらせるコツ

  1. 会議開催通知に、会議の「目的」と「議題」を明記。
  2. 会議の役割分担を事前に連絡。
  3. 会議開催通知に会議の終了時間を記入しない。

 

まず大事なことが、会議開催通知を出すことです。

 

そして開催通知の中に会議の「目的」と「議題」を入れましょう。

 

会議のゴールを先に示すことが会議を早く終わらせるコツです♪

 

次に会議参加者へ事前に役割分担を連絡しましょう。

 

役割分担は大まかに以下の3役を用意すればいいと思います。

 

No.役割
1決定者
2進行役
3議事録係

進行役は会議主催者が行うとしても、決定者と議事録係は必須です!

 

会議で出た意見に対しお金がかかる場合は部長や課長などの決裁する権利を持っている方に確認をしなければなりません。

 

会議に部長、課長を呼ぶことが出来れば、会議の場で決裁できる&決裁するための材料が足りない場合は指摘いただくことが出来ます。

 

また議事録係がいれば、会議中に話が脱線しても元の会議の目的に戻すことが出来ます。

 

ホワイトボードを用意し、会議で出た意見を書き出してもらうことで意見の幅も広がる可能性が大です♪

 

最後にオススメとして、会議開催通知に会議終了時間を記入しないこと。

 

会議終了時間を記入すると、律儀に時間いっぱいまで議論しようと思う人がいます。

 

会議の結論が出れば、すぐに終わりにした方が主催者も参加者も楽!

 

なので、終了時間は記入しないことをオススメします♪

 

会議参加者側のポイントは?

 

会議参加者の場合は以下の3点を行うことで会議を早く終わらせる手助けができます。

 

会議参加者の会議を早く終わらせるコツ

  1. 会議主催者に会議の「目的」と「議題」を確認。
  2. 会議の「目的」と「議題」に合わせて意見を用意。
  3. ホワイトボードがあれば率先して議事録係を申し出る。

 

まず分かってほしいことは、主催者も早く会議を終わらせたいと思っていること。

 

どうやって会議を早く終わらせることが出来るか。

 

会議主催者が多忙の場合は開催通知に目的を詳細に書いている時間もないことが多々あります。

 

そこで会議までに時間があれば、会議主催者に「目的」「議題」を確認し、目的に合った意見を用意しておくと良いです!

 

目的に合った意見は他の会議参加者のヒントにもなります。

 

的の得た意見が続けば、結論に至るまでの時間はぐっと短くなるはず♪

 

また率先して議事録係を申し出ることも重要。

 

会議主催者が進行役を務めているときに話が脱線すると、

 

脱線する前にどういう話し合いをしていたか分からなくなることがあります。

 

議事録係としてホワイトボードに意見を残しておけば、

 

どこで話が脱線したかが分かりやすくなることや、

 

最後に意見をまとめるときにも便利なので会議の時間短縮につながります。

 

協力して会議を進める意識を持つと、会議は早く終わらせられます♪

 

まとめ

 

今回の記事では、会議を早く終わらせる方法についてまとめました。

 

会議が長くなる3つの理由は、

 

会議の時間が長くなる理由

  1. 議題があいまい。(何のことを話し合いたいか分からない)
  2. 結論のイメージが湧かない。(どういう意見が欲しいか分からない)
  3. 雰囲気が悪い。(意見を言うと批判的な反論ばかり)

 

会議を早く終わらせるために、主催者の立場でのポイントは、

 

会議主催者の会議を早く終わらせるコツ

  1. 会議開催通知に、会議の「目的」と「議題」を明記。
  2. 会議の役割分担を事前に連絡。
  3. 会議開催通知に会議の終了時間を記入しない。

 

参加者の立場でのポイントは、

 

会議参加者の会議を早く終わらせるコツ

  1. 会議主催者に会議の「目的」と「議題」を確認。
  2. 会議の「目的」と「議題」に合わせて意見を用意。
  3. ホワイトボードがあれば率先して議事録係を申し出る。

 

以上です♪

 

会議の雰囲気を悪くする人が参加者の中にいた場合、対策として進行役が批判的な意見をしないように注意する方法があります。

 

ただ、会議中に注意することって難しい。

 

特に上の立場の人が批判的な意見を言うケースもあるため。

 

自分が会議主催者だとしたら、批判的な意見を言う人は会議に呼ばない、というのも1つの手段です。

 

その方が意見が活発に出てスムーズに終わるのであれば、無理に呼ぶ必要はないと思います。

 

効率良く仕事を終わらせ、定時で帰りましょう。笑

 

最後まで読んでいただき、ありがとうございます!

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しゃこまん

30代独身のサラリーマン兼業ブロガー。 支出の把握、資産運用、仕事の効率化を取り組みながらブログで発信♪ 婚活男子なので、婚活の現実や取り組み内容も発信予定です!

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