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【断捨離】パソコンのデータ整理で仕事効率化!整理するための秘訣は?

 

しゃこまん(@shakoman3)です!

 

デスクの片付けまで終わり、いざ仕事だ!

 

と思いきや、今度はパソコンのデスクトップがデータだらけでどこに何のデータがあるか分からない・・・。

 

デスクと同じくらいパソコン内(デスクトップ)のデータは散らかるものです。

 

まずは整理から始めましょう♪

 

パソコンのデータを整理するための秘訣についてまとめてみます!

 

パソコンのデータを整理するには

 

パソコンのデータを整理する方法はデスクを整理する方法と考え方は一緒です!

 

デスクの整理方法から知りたい方はこちらをご覧下さい♪

 

 

改めてデータ整理の方法を紹介します!

 

パソコン内のデータを以下3つに分類しましょう。

 

  • 必要データ・・・作業中のデータ
  • 不急データ・・・作業終了後のデータ
  • 不要データ・・・重複データ

 

デスクの片付けでも挙げましたが、データを必要・不急・不要に分類します。

 

あなた
でも、デスクにある物とデータは違うから、

何が必要で何が不要なのか分からないよ・・・。

 

と思うかもしれません。

 

分からないですよね!

 

自分もこのデータはもう使わないだろ!

 

と思ってゴミ箱に入れて空にしてから、上司や先輩に聞かれます。

 

先輩
しゃこまん、あのデータ持ってたよね?

すぐ欲しいからメールしといて!

 

削除したデータに限って、上司や先輩からは欲しいデータだったりするもの。

 

なので、パソコンのデータ整理ではオリジナルデータを削除しないことをオススメします。

 

必要・不急・不要データについて一つずつまとめてみます♪

 

必要データと不急データの違いは?

 

必要データと不急データの違いは、作業中か作業終了後かだと思います。

 

あなた
作業終了後のデータでも今後使うかもしれないし、

必要データとして分類した方がいいんじゃないの?

 

そう思われるかもしれません。

 

ただ、作業終了後のデータは一度目的を果たした、ということ。

 

次にまたデータを使用するケースがあるかもしれませんが、

 

使用するタイミングがいつになるかは分かりません。

 

作業終了後のデータは不急データとして扱うことをオススメします♪

 

不急データはどうやって処理すべきか?

 

では、不急データをどうやって処理した方が良いのでしょうか。

 

パソコンの容量に余裕があれば、

 

デスクトップ上にフォルダを1つ作成してフォルダ内に不急データを全て入れることをオススメします!

 

あなた
1つのフォルダに不急データを全て入れたら、

後でデータを探すのが大変なんじゃないの?

 

そうですね!

 

ただ、フォルダの検索窓を使用することでデータを探す時間を短縮できます。

 

1つのフォルダに入れることで、どのフォルダに何のデータを入れたかを考える時間も短縮できるのでオススメです♪

 

不要データはあるのか?

 

冒頭にオリジナルデータを削除しないことをオススメすると書きました。

 

あなた
ん?データを削除しないで持ち続けた方がいいの?

削除しなかったらすぐパソコンの容量がいっぱいになっちゃうのでは?

 

そう思われるかもしれませんが、削除すべきデータはあります。

 

それは「重複データ」です。

 

「重複データ」とは全く同じ内容のデータのこと。何で全く同じデータが作られるのでしょうか?

 


 

「重複データ」が作られる1つの原因としては、「フォルダ」

 

例えばプレゼン資料を作成するための仕掛り用のフォルダと、

 

本番用のプレゼン資料を保管するフォルダが別の場合。

 

”仕掛りフォルダ”の最終更新したデータと、

 

”本番用のデータを保管するフォルダ”にあるデータが重複する可能性があります。

 


 

あなた
どうやって重複データを見つければいいの?

 

と思われた方にはカンタンに重複データを見つけて削除するまでの方法を教えます!

 

以下の3STEPでカンタンに削除可能です♪

 

重複データの見つけ方~削除するまでの方法

  • デスクトップのデータを1つのフォルダに入れる。
  • 「名前」の横にある矢印をクリックする。
  • 同じデータ名、更新日時のデータを削除する。

 

 

まとめ

 

今回の記事ではパソコンのデータ整理方法の秘訣についてまとめました。

 

データを整理する方法として以下の手順で処理してみましょう♪

 

データの整理方法

  • デスクトップにあるデータを1つのフォルダに入れる。
  • 不要データとして重複データを削除する。
  • 作業終了後のデータをフォルダに残す。

 

パソコンのデスクトップが必要データ(作業中のデータ)だけになれば、

 

やるべき仕事が分かりやすくなるためオススメです!

 

定期的にデータ整理すると仕事の効率が上がりますよ♪

 

最後まで読んでいただき、ありがとうございます!

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しゃこまん

30代独身のサラリーマン兼業ブロガー。 支出の把握、資産運用、仕事の効率化を取り組みながらブログで発信♪ 婚活男子なので、婚活の現実や取り組み内容も発信予定です!

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